Seitse näpunäidet aja efektiivsemaks juhtimiseks

Piisava aja leidmine on väljakutse paljudele väikeettevõtete omanikele. Kunagi pole piisavalt aega, et kõik korda saada, eriti kui kannate palju erinevaid mütse ja võtate palju erinevaid rolle. See pole mitte ainult pettumust valmistav, vaid võib tekitada stressi ka siis, kui tunnete end põrgates ühe ülesande juurest teisele ja ei hakka kunagi oma loendist asju ületama.

Siiski on lootust. Oma aja haldamiseks saate välja töötada meetodi, seades eesmärke, kavandades tegevusi, tähtsustades ja usaldades teisi ülesannete täitmisele. Kui saate seda teha, saate päeva jooksul kulunud aega suurendada.

Seadke eesmärgid

Hea ajajuhtimise alus on teadmine, kuhu lähete ja kuidas sinna jõuda. Eesmärkide seadmine aitab teil luua plaani, kuidas juhtida oma ettevõtet sinna, kus soovite.

Ilma konkreetsete, mõõdetavate, saavutatavate, realistlike ja ajaliselt piiratud (SMART) eesmärkideta on keeruline midagi saavutada. Ajajuhtimise, tootlikkuse ja eesmärkide saavutamise osas on kõige olulisem töötada väikeste, lühiajaliste eesmärkide saavutamiseks.

Võite kõigepealt jagada oma pikaajalised eesmärgid kuueesmärkideks, seejärel jagage need veelgi nädala- ja päevaeesmärkideks. Teie iga päeva eesmärgid aitavad teil eesmärgi seada ja mõõta, kui olete selle edukalt saavutanud.

Planeeri oma tegevused

Planeerige oma kuu, nädal ja päevad, lähtudes enda jaoks seatud eesmärkidest ja vajalikest töödest. Võimalik, et peate iga päev raamatute sissekandeid tegema, nii et planeerige see aeg. Planeerige oma tagasiside sessioonid töötajatega ette. Planeerige aeg kõigeks, mida peate tegema.

Kõige tõhusam viis oma igakuiste tegevuste kavandamiseks on planeerimiseks vajaliku aja planeerimine. Kasutage seda planeerimisaega oma igakuiste tulemusnäitajate kontrollimiseks, töötajate kontrollimiseks tagasisideseansi järele ja ärivõimaluste otsimiseks, mida võiksite uurida.

Kui olete oma ettevõttele seadnud igakuised eesmärgid, liikuge tagasi kuupäevast, mil soovite eesmärkide saavutamist. Planeerige mõned kontrollpunktid ülesannete jaoks, mis tuleb eesmärkide saavutamiseks täita.

Esmajärjekorras määrake kontrollpunktid alamülesannete järgi, mis tuleb täita - näiteks kui ülesanne A vajab ülesande B täitmist, siis kavandage esimese nädala lõpuks ülesande B jaoks vajalikud toimingud nii, et ülesande A saaks lõpule viia ka lõpus. teine ​​nädal. Tehke seda kõigi oma nädala, kuu ja poolaasta eesmärkide saavutamiseks.

Luues plaani, kuidas suunata oma töötajaid ja ennast väiksemate eesmärkide poole, loote tee suurema eesmärgi saavutamiseni. Suhtle oma plaanidega ja eesmärkidega oma töötajatega. Tahad, et nad mõistaksid, kus sa tahad olla. Võite saada neilt isegi tagasisidet, mis võiks olla kasulik teie eesmärkide saavutamisel.

Valige süsteem ja lubage

On palju ajahaldus- ja tootmissüsteeme, sealhulgas spetsiifiline tarkvara, veebirakendused ja isegi üldised filosoofiad. Tegelikult pole vahet, millist süsteemi või lähenemisviisi kasutate, ainult see, et ostate midagi sisse, saate sellest täielikult aru ja olete kursis.

Kui näete vaeva, et leida ajajuhtimisele lähenemisviis, millele saate täielikult pühenduda, proovige ühendada mõne erineva filosoofia ideed, et luua teie jaoks täiuslik ajajuhtimise ja tööviljakuse tööriist.

Kõik tööriistad ja planeerimine ei too teile midagi kasu, kui te oma plaanist kinni ei pea. See on kõige raskem osa oma aja juhtimisel, kui paned ise tegema ülesandeid, mida plaanisid teha. Mõnel päeval ei pruugi te plaanitud ajal midagi saavutada.

Põgenemisülesannete ja kõige muu, mida te plaanite teha, täitmiseks on mõned viisid. Pange oma plaanis iga päev kõrvale aeg, et järele jõuda ülesannetele, mis lükkavad tagasi. Või võite jääda tavalisest hiljem ja veenduda, et nad saavad hakkama.

Mõningase järelejõudmisaja kavandamise eelis - kui olete kõik järele jõudnud või kui ükski ülesanne pole mööda läinud, võite teha pausi või minna oma töötajatega rääkima. Boss, kes peatub vestlemiseks, on suurepärane motivaator.

Kui kõik ülesanded, mida peate täitma, on pallid, olete žonglöör. Teil on klaaspallid (kõrge prioriteediga, ülesanded, millest te ei saa maha kukkuda) ja kummipallid (madalama prioriteediga, ülesanded, mille saate alla visata). Tilgutage valed ja need purunevad. Kummist need põrkavad tagasi üles ja te jätkate žongleerimist. Võite oma ülesanded tähtsuse järjekorda seada.

Tea oma prioriteete

Võimalik, et te ei saa kõike teha iga päev. Enamikul meist on iga päev mõni üksik jääk, mida me valmis ei saanud. Võiksite mõelda prioriteetsete ülesannete loendi koostamisele või vähemalt teada, millistest neist võite loobuda.

Klaaspalli mahalangemise vältimiseks võtke aega, et selgitada välja oma prioriteedid, ja kavandage aeg kõige olulisemate ülesannete täitmiseks, kui olete kõige produktiivsem. Või nagu varem mainitud, kasutage järelejõudmiseks ette planeeritud aega.

Leidke oma tootlikkuse tsoon

Mõni inimene on kõige produktiivsem esimene asi hommikul, kui nende mõistus on värske ja enne, kui kõik teised on täielikult ärkvel. Mõned inimesed eelistavad kaevata tähtsasse töösse päeva keskpaigas, kui nende hoog on täis, ja teised on siiski öökullid, kes jätavad kõige olulisema töö päeva lõpuks, kui ideedel ja ideedel on olnud aega lahendada.

Töö lõpuleviimiseks võite kokku leppida, määrates kindlaks, millal töötate kõige paremini, olete kõige produktiivsemad ja planeerite oma selle aja kõige olulisemat tööd. Saate oma tootlikkust veelgi tõsta, kui suudate sellel keskendunud tööajal vähendada tähelepanu hajutamist ja katkestusi.

Jälgige oma aega

Aja jälgimine spetsiaalse ajajälgimisriistaga võib olla suurepärane viis aja haldamiseks ka siis, kui te ei pea jälgima kliendile kulutatud aega või arveldatavat tööd.

Terve päeva aja jälgimine aitab teil tootlikkust suurendada kahel viisil. Esiteks võib see hoida teid keskendumisena ülesandele, millega praegu töötate.

Teiseks võib aja jälgimine anda teile pildi sellest, kus teie aeg täpselt kulutatakse. Kui te pole seda kunagi varem teinud, on see silmi avav ja pakub väärtuslikku teavet oma aja veetmise kohta.

Kui olete oma aja ja tegevuse dokumenteerimisel aus, saate tuvastada mõned tugevused, nõrkused ja selle, kui palju aega te tegelikult töötate ülesannete täitmiseks.

Delegaat

Bucki kellelegi teisele üleandmisel pole midagi halba. Kui plaadil on rohkem kui saate hakkama, võib olla aeg delegeerida. Hea viis delegeerimise alustamiseks on kindlaks teha, milliseid ülesandeid saate edasi anda, mis pole teie jaoks isikliku täitmise jaoks hädavajalikud.

Seejärel määrake töötaja, kes on võimeline seda ülesannet täitma, ja veenduge, et teid teavitatakse tulemustest.

Viimane mõte

Alati pole seda lihtne delegeerida, kui olete harjunud kõike ise žongleerima. Kui plaanite oma tegevusi, jääge plaanist kinni (mõistlikkuse piires) ja leiate õiged inimesed, kellele ülesanded delegeerida, on teil äkki rohkem aega.

Loading...